5 Life-Hacks, wie du in weniger Zeit mehr schaffst

So holst du mehr aus 24 Stunden heraus!

4 Min.

Eine Frau sitzt am Computer und streckt sich

©Westend61

Von Lisa Gutknecht

Warum du uns vertrauen kannst?

Arbeitsmails beantworten und eine wichtige Präsentation vorbereiten, den Haushalt schmeißen, durch Instagram scrollen und ein paar Likes da lassen, zum Sport gehen, eine Runde meditieren, Essen für morgen vorkochen, bei der Freundin durchklingeln… ach ja, und mindestens acht Stunden schlafen – selbst 24 Stunden fühlen sich oft viel zu kurz an. Es sei denn, du managt deine Zeit effizient. Wir verraten fünf geniale Life-Hacks, die dir dabei helfen! Lies hier vorab, was die größten Produktivitätskiller sind und wie du sie ausschaltest.

Zeitmanagement ist eines der großen Buzzwords unserer Zeit. Die Digitalisierung hat dafür gesorgt, dass wir uns ständig vom Wesentlichen ablenken lassen, mit Informationen überflutet werden und immer und überall erreichbar sind. Acht Stunden konzentriert am Schreibtisch sitzen? Heute kaum noch denkbar: Ständig blinkt das Smartphone und fordert unsere Aufmerksamkeit. Und für alle, die im Homeoffice arbeiten, warten auch noch die Wäsche und der Abwasch. Zeitdruck dürfte den meisten von uns bekannt sein. Geht es dir auch oft so, dass viel zu viel auf der To-Do-Liste steht und du am Ende gar nichts schaffst? Dann sind unsere Strategien für einen produktiven Alltag genau das Richtige für dich.

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#1 Mache eine Not-To-Do-Liste

Kennst du auch diese fiesen Zeitdiebe, die dich ständig von der Arbeit abhalten oder dafür sorgen, dass du wieder erst um 2 statt um 22 Uhr ins Bett gehst? Social Media ist ein typischer Zeiträuber. Spätestens, wenn das zehnte Hundevideo abspielt, weißt du: Mist, ich habe ein Problem – oder zumindest wieder viel Zeit verloren.

Wenn es um das optimale Zeitmanagement geht, hilft es deshalb, sich dieser Zeitfresser einmal bewusst zu werden: Was hält dich immer wieder von dem ab, was du wirklich erledigen musst? Mache eine Liste mit allen Ablenkungen im Alltag und hänge diese Not-To-Do-Liste sichtbar auf. So führst du dir immer wieder bewusst vor Augen, welches deine Zeitdiebe sind und kannst sie umgehen.

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#2 Teile Aufgaben in kleine Schritte auf

Es wartet ein riesen Projekt auf dich, wie beispielsweise die Steuererklärung, und du weißt einfach nicht, wo du anfangen sollst? Die Challenge scheint eine Nummer zu groß für dich. Statt anzufangen, verzettelst du dich deshalb in unnützen Tätigkeiten und prokrastinierst – beim Plaudern mit Kollegen, Kaffeetrinken oder Onlineshoppen. Kommt dir das bekannt vor? Willkommen im Club!

Die gute Nachricht ist: Du musst es dir gar nicht so schwer machen! Eine goldene Regel im Zeitmanagement lautet, große Aufgaben in viele kleine zu unterteilen, die für sich genommen schaffbar sind. Die kannst du dann Schritt für Schritt abarbeiten. Für deine Steuererklärung könntest du zum Beispiel zunächst alle persönlichen Daten sammeln, dann die Einkommensnachweise bereitlegen und schließlich alle Rechnungen und Belege sortieren. Jeder dieser Steps bringt dich deinem Ziel näher und du nutzt deine Zeit effizient, ohne Dinge aufzuschieben.

Lies auch: Prokrastination überwinden – Ursachen und was dagegen hilft

#3 Setze sinnvoll Prioritäten

Du hast eine lange To-Do-Liste und weißt schon jetzt, das wirst du heute niemals alles schaffen. Aber musst du das überhaupt? Frage dich einmal ganz ehrlich, welche der Aufgaben heute zu erledigen sind und was auch Zeit bis morgen oder kommende Woche hat. Dabei hilft dir die sogenannte “Eisenhower-Matrix”. Sie ist eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden und unterstützt dich dabei, deine To-Do’s zu priorisieren. Die Matrix besteht aus vier Feldern:

Wichtig und dringend
Dringend, aber nicht wichtig
Wichtig, aber nicht dringend
Weder wichtig noch dringend

Ordne jede neue Aufgabe einer dieser Kategorien zu. Priorität sollte alles haben, was wichtig und dringend ist. Andere dringende, aber weniger relevante To-Do’s kannst du delegieren oder zusammen mit den übrigen wichtigen Aufgaben ohne Zeitstempel später selbst umsetzen. Alles, was weder wichtig noch dringend ist, gehört auf deine Not-To-Do-Liste. Mithilfe der Matrix bekommst du einen guten Überblick über deine Tätigkeiten und setzt sinnvoll Prioritäten, so dass du deine Zeit effizient managen kannst.

#4 Mache regelmäßig Pausen

Wie du sicher weißt, ist die Regeneration eines der wichtigsten Trainingsprinzipien. Der Körper kann nur Muskeln aufbauen und seine Leistung steigern, wenn er genügend Erholung bekommt. Gleiches gilt, wenn du produktiver sein willst: Pausen sind wichtiger Bestandteil deiner Arbeit. Es ergibt wenig Sinn, acht Stunden am Stück durchzuackern. Früher oder später lässt die Konzentration nach und du machst eher Fehler, was dir wiederum mehr Arbeit bereitet.

Gemäß dem sogenannten Pomodoro-Prinzip, eine Kerntechnik im Zeitmanagement, erhöhen häufige Pausen die Produktivität. Teile deinen Tag in 30-Minuten-Einheiten ein, von denen du 25 Minuten fokussiert arbeitest und die restlichen fünf Minuten pausierst. Klingt machbar, oder?

Lies hier, wie du deine Konzentration steigern kannst!

#5 Schreibe deine Gedanken auf

Endlich hast du Feierabend und kannst entspannt die Füße hochlegen – wären da nicht all diese Gedanken in deinem Kopf: Unerledigte Aufgaben und neue Ideen, Sorgen, Dinge, die dein*e Kolleg*in erzählt hat oder die du deinem*r Chef*in noch sagen willst… All diese Gedanken erzeugen Stress, rauben dir womöglich wertvollen Schlaf und machen dein gutes Zeitmanagement zunichte.

Ein guter Tipp ist deshalb: Schreibe alles auf, was dir durch den Kopf geht. Das entlastet für den Moment, weil keine wichtigen Informationen verloren gehen, und hilft dir am Folgetag, deine To-Do’s im Überblick zu behalten und neu zu priorisieren.

Lies hier mehr über Journaling und wie Schreiben dir dabei hilft, deine Gedanken zu ordnen.

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