Mehr erreichen in kürzerer Zeit – Produktivität steigern

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©DisobeyArt

Von Dominic Zimmermann

Warum du uns vertrauen kannst?

Hast du manchmal das Gefühl, dass du einfach nicht schaffst, was du dir vornimmst? Wir zeigen dir wie du deine Produktivität steigern und verbessern kannst.

Was ist Produktivität? – Definition

Produktivität ist der Moment, indem du eine oder mehrere dir gestellte Aufgaben innerhalb einer festgelegten Zeit abarbeitest. Je weniger Zeit du für die Erledigung deiner Arbeiten brauchst, desto produktiver bist du.

Produktivitätskiller ausschalten und Produktivität steigern

Vielleicht kennst du folgende Situation: Das Wochenende naht und du nimmst dir vor endlich all die Dinge zu erledigen, die du schon seit Wochen vor dir herschiebst. Du willst mal wieder ins Gym. Deine Steuererklärung muss noch gemacht werden und dein Auto sollte auch mal wieder dringend eine Grundreinigung bekommen.

Dann kommt der Freitag, du bist lange mit deinen Freunden unterwegs. Der Alkohol fließt und es wird immer später. Am Samstag schläfst du dann erstmal lange aus und beginnst den Tag ganz entspannt. Es wird Nachmittag, deine Freunde melden sich wieder bei dir und fragen ob ihr noch was machen wollt. Du denkst dir: Hört sich viel interessanter an, als jetzt meine Steuererklärung zu machen und schon ist es wieder soweit. Der Tag ist vorbei und du warst alles andere als produktiv.

Oder vielleicht kommt dieses Szenario bei der Arbeit bekannt vor:

Du hast so viele verschiedene Aufgaben auf dem Tisch, dass du kaum weißt, womit du beginnen sollst. Dann kommen zwischendurch immer noch E-Mails und Nachrichten von Kollegen rein, die dich nur vom Wesentlichen ablenken.

Von solchen Produktivitätskillern gibt es jede Menge. Wir haben hier einmal 6 für dich aufgelistet und verraten dir, wie du sie vermeiden kannst.

Redaktionstipp: Trink Tee statt Kaffee. Im Gegensatz zu Kaffee wird Tee in der Regel eher langsam getrunken und nicht wie ein Coffe to go, mal schnell zwischen 2 Terminen konsumiert. Tee trinken hat eine entspannendere Wirkung und eignet sich perfekt für eine kurze Pause. Dabei enthält Grüntee, ähnlich wie Kaffee, ebenfalls Koffein und hilft deswegen auch die täglichen müden Momente zu überstehen.

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1. Unstrukturiertheit

Einer der größten Produktivitätskiller überhaupt ist Unstrukturiertheit. Sowohl im Privaten, als auch beruflichen Bereich sorgt fehlende Struktur dafür, dass du Prioritäten falsch setzt. Aufgaben nicht effizient erledigst. Dich immer wieder ablenken lässt. Die unwichtigen Dinge zuerst erledigst und letztlich nicht das schaffst, was du dir vorgenommen hast.

Weiter unten bekommst du von uns mehrere Beispiele, wie du dich besser Strukturieren kannst.

2. Prokrastination

Ein anderer möglicher Produktivitätskiller ist die Prokrastination, oft auch als Aufschieberitis bezeichnet. Das Problem dabei: meist werden die unangenehmen aber wichtigen Aufgaben aufgeschoben. Irgendwann wird der Zeitdruck zu groß, du kannst es nicht mehr länger aufschieben und gerätst unter jede Menge Stress. Erledige unangenehme Aufgaben besser sofort. Dann hast du es hinter dir und kannst entspannen.

3. Stress

Hast du viel Stress? Finde die Ursache und schalte sie aus. Falls es daran liegt, dass du unstrukturiert bist, fang an dich besser zu organisieren. So lässt du Stress gar nicht erst entstehen. Manchmal lässt sich Stress aber auch einfach nicht vermeiden. Es liegt jetzt an dir, wie du damit umgehst.

Nutze in diesem Fall Techniken zur besseren Entspannung, um Stress besser zu verarbeiten.

4. Soziale Medien

Ein Produktivitätskiller, den wir alle kennen sind soziale Medien. Ganz egal ob Facebook, Instagram, Youtube oder WhatsApp, du denkst dir: „Ich gucke nur mal kurz, was es Neues gibt“ und ohne es zu merken hast du wieder 30 Minuten damit verbracht durch deinen Newsfeed zu stöbern und mit Freunden zu chatten. Deine wichtigen To Dos sind dabei leider wieder total untergegangen.

5. Ständige Erreichbarkeit

Smartphones und mobiles Internet haben ganz klar ihre Vorteile. Du kannst immer und überall Informationen abrufen. Genauso kannst du auch jederzeit anderen Menschen über E-Mail oder Smartphone zur Verfügung stehen. Die ständige Erreichbarkeit hat aber auch den Nachteil, dass du immer wieder von deinen Hauptaufgaben abgelenkt wirst.

6. Fehlende Pausen

Produktivität hat viel mit Selbstdisziplin zu tun. Das heißt, du musst dich manchmal auch einfach hinsetzen und dranbleiben, selbst wenn du dich gerade nicht konzentrieren kannst. Doch wenn du Stunden lang ununterbrochen deine Aufgaben bearbeitest, sinkt deine Konzentration und damit auch deine Produktivität. Mache jede Stunde 5 bis 10 Minuten Pause oder wenn das für dich besser funktioniert nach 2 oder 3 Stunden eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten.

7. Ja sagen, statt zu delegieren

Es ist toll, dass du deinen Kollegen und Freunden hilfsbereit zur Seite stehst. Aber das solltest du nicht um jeden Preis machen. Wenn du zu häufig auch zu unwichtigen Kleinigkeiten ja sagst, kannst du deinen eigenen Aufgaben nicht nachkommen und wirst unproduktiv. Lerne also abzuschätzen, bei welchen Aufgaben du behilflich sein willst und wann du lieber nein sagen solltest.

9 Möglichkeiten deine Produktivität zu steigern

Du hast gerade gelernt, welche Produktivitätskiller du auf jeden Fall vermeiden solltest. Jetzt erfährst du, wie du deine Produktivität noch weiter steigern kannst.

1. Lerne dich zu strukturieren

Eine der wichtigsten Eigenschaften für eine hohe Produktivität ist eine strukturierte Arbeitsweise. Mache dir eine Liste aller Dinge, die du zu tun hast. Setze hier die Prioritäten in maximal 4 Abstufungen und arbeite anschließend zuerst die wichtigsten Aufgaben ab. So hast du einen guten Überblick, was gerade noch zu tun ist und bekommst gleichzeitig immer das befriedigende Gefühl erledigte Aufgaben gleich abzuhaken.

2. Schaffe dir positive Routinen

Jeder von uns hat bestimmte Routinen. Ob es der Kaffee am Morgen ist, oder sich 30 Minuten auf die Couch zu legen, nachdem man von der Arbeit nachhause kommt. Niemand kann sich davon freisprechen. Es gibt positive und negative Routinen.

Eine klassische negative Routine ist beispielsweise die Zigarette direkt nach dem Aufstehen. Diese Routine ist weder gesund, noch gibt sie dir Kraft für den Tag. Eine kurze Meditation am Morgen kurz nach dem Aufstehen hilft dir dagegen, deine Gedanken zu sortieren und dich besser zu konzentrieren.

3. Arbeite nach dem Pareto Prinzip

Oft auch unter der 80:20 Regel bekannt, besagt das Pareto Prinzip, dass du 80% deiner Ergebnisse mit 20% deiner Arbeit erzielst. Wer nach dem Pareto Prinzip arbeitet, legt seinen Fokus auf das Wesentliche und läuft nicht Gefahr sich in unwichtigen Kleinigkeiten zu verzetteln.

4. Fokus auf eine Sache legen

Vor ein paar Jahren wurde Multitasking noch als Wunderwaffe für eine bessere Produktivität angepriesen. Heute sind sich Forscher jedoch einig, wirklich produktiv ist nur, wer seinen Fokus auf eine einzige Aufgabe richtet.

5. Ausreichend Schlaf

Ausreichend Schlaf sorgt dafür, dass dein Körper sich besser erholen kann und du dich am kommenden Tag durchgehend wacher fühlst. Das wirkt sich auch auf deine Produktivität aus. Du kannst dich automatisch besser konzentrieren und wirst deine Aufgaben schneller erledigen können.

6. Aktive Pausen einlegen

Wenn du bei der Arbeit lange sitzt, fährt dein Kreislauf automatisch mit der Zeit etwas herunter. Du wirst schneller müde und unkonzentriert. Damit dein Kreislauf wieder in Schwung kommt sind regelmäßige aktive Pausen wichtig. Geh beispielsweise eine Runde spazieren an der frischen Luft. 10 bis 15 Minuten reichen dafür schon aus.

7. E-Mails sofort beantworten

Check deine Mails nur alle paar Stunden. Aber wenn du dies tust, antworte auf die Mails sofort. Zum einen sorgt das dafür, dass deine To Do Liste nicht zu lang wird und du sie später nicht ein zweites Mal lesen musst. Zum anderen sorgst du auch dafür, dass deine Kunden und Kollegen schnell mit ihrer Arbeit vorankommen.

8. Setze dir eine Deadline

Eine Methode, um Prokrastination zu vermeiden, ist dir eine feste Deadline für eine Aufgabe zu setzen. Vielleicht kennst du auch die Situation, dass du eine Aufgabe immer solange vor dir herschiebst, wie du genügend Zeit zur Verfügung hast. Erst wenn die Zeit knapp wird, beginnst du die Aufgabe dann völlig gestresst abzuarbeiten. Wenn du dir von Anfang an eine feste Deadline setzt, passiert dir das nicht. Stattdessen wirst du mit großer Wahrscheinlichkeit zum von dir festgelegten Termin mit allem fertig.

9. Iss den Kuchen Stück für Stück

Bei großen Projekten passiert es schnell, dass man sich überfordert fühlt und gar nicht weiß wie man am besten anfangen soll. Teile das Projekt einfach in viele kleine Teile auf. Mache dir eine Liste, wie du es auch für andere To Dos machen solltest und dann arbeite diese Schritt für Schritt ab.

Fazit

Produktivität steigern bedeutet, dass du deine Aufgaben schneller erledigst.
Vermeide Produktivitätskiller.
Struktur und ein fester Plan helfen deine Produktivität zu steigern.
Wichtig ist aber auch, dass du auf deine eigene Erholung Wert legst.
Lerne auch Aufgaben zu delegieren, die deine eigene Produktivität mindern.

Artikel-Quellen

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